De slapp chefer som bossar – och blev friskare på köpet

På torsdagar får köksbiträdet Ann-Sofie Eklöv och hennes kollegor kavla upp ärmarna. Då fylls ingången till tillagningsköket på Mårbackavägen i Karlskoga med nya leveranser av mjölk, smör och annat som behövs för att laga maten till bland annat de äldre inom hemtjänsten.

När matlådorna är färdiga är det Desirée Nyström som kör ut dem till vårdpersonalen, som i sin tur tar med sig maten på sina hembesök. 

– Maten ska vara färdig en viss tid, men i övrigt lägger vi upp dagen ganska mycket själva. Vi har ingen chef som står och hökar över oss, säger Desirée Nyström. 

Alla har fått mer inflytande

Den här torsdagen får hon och Ann-Sofie Eklöv besök i köket. Det är städaren Monica Skoglund och Kaj Jensen, huvudskyddsombud på Kommunal, som är på besök. Kollegorna gör sitt bästa för att inte stå i vägen när lastvagnar med leveranser rullar in. 

Monica Skoglund, Desirée Nyström och kollegan Ann-Sofie Eklöv har olika yrken. Men de har en sak i gemensamt: alla har fått mer inflytande över sitt arbete. 

För städaren Monica Skoglunds del innebär det att hon slipper få en lista av chefen där det står vid vilken tidpunkt hon till exempel ska städa toaletterna på en förskola.

Nu bestämmer hon det själv, något som även gynnar förskolepersonalen. 

– Förr kunde det stå att jag skulle vara inne på ett ställe till exempel på tisdagen. Då kunde jag tänka ”men herregud, de har ju fullt upp på tisdagar, det är bättre att jag tar den uppgiften på onsdagen”, säger Monica Skoglund.

Alla får diska lika mycket

För köksbiträdet Ann-Sofie Eklöv del innebär det att möten anordnas en gång i månaden endast för köksbiträden (kockarna har ett eget möte). När mötet är slut skriver kollegorna ett protokoll som de följer upp nästa gång. 

Dessutom har arbetsfördelningen blivit rättvisare. Orsaken är att personalen har fått ett roterande schema.

Nu får alla köksbiträden stå lika mycket i till exempel disken, vagnhallen och de andra stationerna i köket. 

Det roterande schemat är även bra för vikarier, som tidigare kunde få göra uppgifter som ordinarie personal inte ville göra. 

– Förut kunde man få stå nästan hela dagen på ett ställe. Det är inte så kul när man till exempel står i disken, det kan vara ganska tungt. Det här är mycket bättre, säger Ann-Sofie Eklöv. 

Många var sjuka

För att förstå hur det här gick till behöver vi spola tillbaka bandet.

Det hela började 2013, då Karlskoga kommun bestämde sig för att få fler att jobba heltid. Inom kost och städ var det ungefär hälften, 53 procent, som jobbade heltid.

Samtidigt var sjukfrånvaron hög. Bland städpersonalen låg sjukfrånvaron på 13 procent och bland kökspersonalen var det 10 procent. 

Slutsatsen var att de som oftast var sjuka även var de som jobbade heltid. Varför är det så?, undrade bland annat Kaj Jensen, städare och huvudskyddsombud på Kommunal lokalt. 

– Till en början kom det folk utifrån och föreläste, men till slut förstod man att man behövde jobba med oss i verksamheten. Då började arbetet att styra åt rätt håll, säger han. 

Vid det här laget fanns det en styrgrupp med olika chefer på olika nivåer. Styrgruppen tog hjälp av forskare vid två universitet, som gjorde intervjuer och hälsotester med personalen. Då blev svaret tydligt: de anställda ville ha mer inflytande över sin arbetsdag. 

Chefen slipper skriva schema

Efter detta startades en ny styrgrupp med även enhetschefer, samt facklig grupp och en politisk grupp som också fick komma till tals. Efter det skedde en mängd förändringar – som krävde att cheferna släppte taget. 

Plötsligt behövde Mari Lehmus, chef på städenheten, inte längre skriva fem dagars städschema. Nu meddelar hon vad som behöver göras och så får personalen skicka ett förslag på hur de lägger upp arbetet.

En följd av det är att städarnas turer har förändrats. Nu delar personalen upp vem som tar vilka lokaler på ett smartare sätt, oftast utifrån vem av kollegorna som är närmast. 

– Visst finns det alltid några enstaka som tycker är svårt att tänka hur de ska lägga upp dagen, men majoriteten tycker det är en frihet. Vi pushar för att de ska försöka själva, men annars får man självklart hjälpa till, säger Mari Lehmus. 

En annan förändring är att hon inte längre bestämmer över personalens arbetskläder. Senast kommunen köpte in arbetskläder fick ett personalråd avgöra vilka plagg som städarna skulle ha. 

På samma sätt har ett teknikråd skapats med frivilliga medarbetare. De kan till exempel hjälpa till med ergonomin, ifall en städare tycker det är påfrestande att arbeta i en särskild lokal.

Kostade inget extra

Men vad har det här resulterat i på pappret? Jo, sjukfrånvaron inom städ har gått från 13 till 7 procent i dagsläget. På köksenheten har den gått från 10 till 2 procent. Samtidigt har andelen personal som jobbar heltid ökat från 53 till 92 procent.

Enligt både Kommunal och Karlskoga kommun kostade det inget extra att få fler att jobba heltid inom kost och städ. Förklaringen är att flera anställda gick i pension eller slutade av andra skäl, något som gjorde att deras tjänster blev lediga.  

Städaren Monica Skoglund tycker att mycket har förändrats de senaste åren. 

– I grunden handlar det om att våga släppa taget. Det är så lätt att prata om förändring, men sedan får personalen inte mandaten att göra det. Men om man känner förtroende och får testa sig fram så blir det bra till slut, säger hon. 

Desirée Nyström och Ann-Sofie Eklöv håller med om det. Dock tycker de att det är viktigt att komma ihåg att allt inte är perfekt. Till exempel är det mycket utrustning i deras kök som skulle behöva bytas ut. En annan sak är att tiden inte alltid räcker till för att skriva tillbud. 

– Det är mycket som ska trollas. Det får vi ofta göra. Om något går sönder blir det inte roligt, konstaterar Desirée Nyström. 

Risk om det blir ”för bra”

Kaj Jensen på Kommunal håller med om det. 

– Det finns också en fara med när folk tycker att saker är för bra. Då slutar man att engagera och bry sig. Men om man inte fortsätter att jobba för det så rasar allt snart ihop, säger han.