Får min arbetsgivare kopiera mitt körkort?
Vår arbetsgivare tar kopior på de anställdas körkort – är det inte ett brott mot GDPR? frågar ”MP”.
Kommunen har infört en ny fordonsövergripande organisation på min arbetsplats och skapat styrdokument som ska reglera hur fordonen hanteras. Arbetsgivaren har krävt att kopior ska tas på de anställdas körkort för att säkerställa att de verkligen är behöriga att köra dessa bilar. Är det lagligt att kopiera en sådan id-handling som körkort och lagra den informationen? Även personuppgifter i pappersform omfattas ju av GDPR-förordningen.
/ MP
SVAR: När en arbetstagare skannar sitt körkort eller en annan identitetshandling och mejlar den till arbetsgivaren på dennas begäran är det frågan om behandling av personuppgifter. GDPR är då tillämplig.
En arbetsgivare får bara samla in och behandla personuppgifter om arbetstagare för något särskilt angivet ändamål som är berättigat. Då gäller också en princip om uppgiftsminimering vilket innebär att uppgifterna inte ska vara för omfattande utifrån ändamålet med att behandla uppgifterna. Enligt GDPR kan arbetsgivaren ha rätt att behandla personuppgifter för att kunna hålla ett avtal med arbetstagaren. Det kan då handla om till exempel system för löneberäkning och registrering av sjukfrånvaro. En arbetsgivare får också samla in och registrera personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig skyldighet, till exempel redovisa skatter och sociala avgifter. Om behandlingen inte har koppling till ett avtal eller en rättslig skyldighet gentemot arbetstagaren, får arbetsgivaren i princip bara samla in personuppgifterna efter en intresseavvägning.
Då ska arbetsgivarens intresse av att samla in uppgifterna vägas mot arbetstagarens intresse av integritet. Att säkerställa att arbetstagarna är behöriga att köra fordonen bör kunna ske på annat sätt än genom att skanna och lagra körkorten, till exempel genom att i stället ange att arbetsgivaren har kontrollerat arbetstagarens körkortsbehörighet vid en viss tidpunkt och att uppgift om denna kontroll lagras i systemet. Min bedömning är att agerandet att skanna och lagra körkorten står i strid med principen om uppgiftsminimering.
