Klockan är åtta på morgonen. Sorlet är öronbedövande i den lilla lägenhet i Danderyds kommun där Mörby hemtjänst huserar. Omkring 20 vårdbiträden i tre grupper stämmer av sina personliga scheman.

Vid ett bord ropar Gun Nilsson upp pensionärernas namn. Kollegorna studerar sina utskrifter. ”Henne har jag, där behöver man vara två”, säger någon. På varje papper finns skuggade fält som motsvarar den tid en viss pensionär är beviljad. Däremellan finns ibland vita gluggar. Det är den tid som nu ska fördelas.

— Om någon är borta måste man ta en extra kund. Det var man tvungen att göra tidigare också men det är tydligare nu när man ser luckorna, säger vårdbiträdet Marianne Håkansson.

Efter cirka en kvart är det plötsligt tyst i lokalen. Alla har promenerat eller cyklat iväg på sina uppdrag.

— Tidigare höll vi på och planerade i 45 minuter. Nu är våra vårdbiträden ute hos våra kunder på ett ögonblick. Det är där vinsten ligger, säger verksamhetsledaren Ann Tibell.

Systemet heter ”Laps Care”. Mörby hemtjänst har använt det fullt ut sedan i oktober förra året. I reklamen talar man mycket om effektivitet, matematisk precision och sparade timmar. Det låter nästan omänskligt. Men effektiviteten är inte det viktigaste, försäkrar Ann Tibell.

Viktigare är att arbetet blir rättvist fördelat. Det bidrar till en bra stämning på arbetsplatsen.

Personalstyrkan är densamma men den är bättre anpassad än förut till det som ska göras. Nu finns även schemalagd tid för lunch. Tidigare fanns det vårdbiträden som inte tog någon lunch, berättar Ann Tibell.

— När vi jobbade med papper och penna var det alltid några som tog på sig för mycket, andra fick för lite att göra. I och med en jämn fördelning av jobb har sjukskrivningarna minskat.

Ann Tibell visar listorna på frånvaro idag och för två år sedan. Just nu motsvarar sjukskrivningarna en och en halv tjänst. Listan från maj 2001 är mer än dubbelt så lång.

— Jag ser tydligt att nu ringer man sig inte sjuk för att man är trött och inte orkar, säger Ann Tibell.

I första hand hjälper man den man är kontaktperson för. Enligt ett rullande schema har pensionärerna också andra och tredje kontaktman bland vårdbiträdena.

Den som har en ledig lucka på sitt schema får räkna med att ta ärenden även från de två andra hemtjänstgrupperna. Det har gjort att alla vårdbiträden känner alla kunder, berättar Ann Tibell.

Bemanningspool har man inte använt på ett och ett halvt år.
När luckor inte kan fyllas av den ordinarie personalen har man en fast stab av vikarier bland studerande som behöver extrajobb.

Magnus Ask och Philip Wallin går till Per Anders Beckman som bor i en lägenhet några minuters väg från hemtjänstlokalen. Per Anders behöver hjälp flera gånger om dagen med mat, medicin och personlig omvårdnad. De tjattrande undulaterna ska också tittas till.

Philip plockar ihop sopor. Magnus pratar med Per Anders medan han skakar hans kudde. Per Anders tycker om alla ”pojkar och flickor” som kommer, säger han. Mest förtjust är han i Paulina som han inte har sett på ett tag. Han hör sig för hur hon har det med ryggen.

Magnus anser att den datoriserade schemaläggningen är bra.
— Man får en helt annan överblick. Man ser tiden i block på papperet, det blir så tydligt, säger han.
I Mörby hemtjänst slipper vårdbiträdena tyngre städning, den sköts av en särskild städpatrull. Plus att man använder städfirmor. Magnus tycker att det är skönt. När han jobbade i hemtjänsten i Skåne gick två dagar i veckan åt enbart till städning.

— Vårdbiträdena ska syssla med det de är bra på och det är den personliga omvårdnaden, säger Ann Tibell.

Hon visar på datorn hur det avancerade planeringsprogrammet fungerar. I början tog det ett par dagar när 160 pensionärer, 26 anställda och ett antal vikarier skulle skrivas in. Nu tar det cirka sju minuter att skriva in ett nytt uppdrag. De uppdateringar som görs kontinuerligt utifrån vad personalen rapporterar tar bara några minuter åt gången. Det är oftast Ann Tibell som lägger in uppgifterna. Men hon har också utbildat ett par medhjälpare bland vårdbiträdena.

De inskrivna uppgifterna om ”kunden”, som man säger i Danderyd är: beviljad tid, vad hon/han behöver för hjälp etc. Där finns också personliga kommentarer som: ”ring hårt på dörren, Agda hör dåligt”.

Vårdbiträdets arbetstider skrivs också in, likaså hans eller hennes kompetens. Där kan till exempel stå: undersköterska, stomi, psykvård, ”kan gå till Betty”. Att vara beredd att gå till en viss svårhanterlig person är en särskild kompetens.

— Jag känner att detta höjer statusen. Det visar vad min personal behöver kunna för att utföra sitt jobb, säger Ann Tibell.

Hon klickar fram en digital karta på datorn, en sådan som vissa taxibilar har. På den markerar hon kundens adress.
När hon har lagt in alla uppgifter om alla vårdbiträden och alla kunder trycker hon på en tangent. Klart! Ann Tibell kan skriva ut 20 individuella scheman.

Alla faktorer är samordnade inklusive den kortaste gångtiden mellan pensionärerna. Om det är snöglopp lägger Ann Tibell in lite extra tid.

De flesta morgnar går det så här smidigt, bekräftar Annike Persson, vårdbiträde och fackligt ombud. Man spar cirka 15 minuter i planeringstid varje morgon. Det gör att man kommer fortare ut till pensionärerna.

— Händer något hos någon kund finns där en marginal. Man hinner ändå. Det känns mycket lugnare än förut, säger Annike Persson.

Det åskådliga schemat gör det också lättare att sätta vikarier in i arbetet. Men om flera vårdbiträden är sjuka måste alltihop göras om för hand, fast med utgångspunkt från de upptryckta schemana.

— I början var alla skeptiska, säger Annike Persson.

Men det har gått över. Nu tycker personalen att systemet underlättar arbetet och fördelar det rättvist.
I Danderyd är vårdbiträdena med vid biståndsbedömningar. Annike Persson tycker att hon brukar få gehör för sina synpunkter.

— Det är inte alltid de anhöriga vet hur mycket arbete det är med deras gamla, säger hon.

Men hon tycker att biståndsbedömningarna har blivit hårdare. Förr fick hon använda 45 minuter för att duscha en pensionär, nu får det inte ta längre tid än 30 minuter. Det går ut över den viktiga sociala kontakten.

— När vi hade 45 minuter hann vi prata lite mer med de gamla. Men när kommunen ska spara hjälper det inte vad vi säger.

IT-planering i Mörby hemtjänst
• Projektet med matematiskt uträknade scheman påbörjades i mars 2002 och fungerar fullt ut sedan oktober 2002.

• Laps Care finns i 11 hemtjänstenheter i sju kommuner. Förutom Danderyd i Lekberg, Tranås, Halmstad, Habo, Uppsala och Farsta. I Danderyd ska det spridas till övriga hemtjänstdistrikt.

• Systemet har fått pris både från Dagens medicin och LO/TCO. I LO/TCO:s motivering står att Laps Care ”fördelar arbetsuppgifterna rättvist och effektivt”.

• Vårdbiträdena i Danderyd använder sina egna mobiltelefoner för att kommunicera med varandra ute på fältet. För det får de 100 kr/mån från kommunen.